外貿的事務多而繁瑣，因此很多小細節都會被我們忽略。比如很多人往往會忽略這樣一個細節：就是你發給客戶的文件文檔的格式!大家是否習慣在郵件中附上Excel或Word 文檔的報價單，而這樣的報價單發出去后是不是常常沒有客戶的回音呢?

其實是有原因的，鑒于有不少病毒偽裝成Excel和Word文檔在郵件中出現，因此歐美大部分公司的郵件系統都采用了垃圾郵件過濾，只要是郵件中出現Excel和Word文檔附件，就統統刪除。若因此對客戶報價和溝通的延誤可能造成的損失是無法估量的。

我們解決這個問題的最好辦法就是把文件制作成PDF文檔。PDF文檔是世界上最流行的文檔之一。目前還沒有病毒能偽裝成PDF文件或在PDF文件中寄生。PDF文檔可以在任何系統中兼容，如Window，Linux，Unix，蘋果機等。我們把報價單，技術文件制作成PDF文檔之后在郵件中發送，客戶的郵件系統就不會把郵件誤判成垃圾郵件或病毒郵件。郵件就可以順利進入客戶的郵箱，打開貿易之門。

改變一個小小的細節，何不給自己多一點勝算呢?